Pode ser difícil realizar reuniões longas quando todos estão em uma sala na mesma mesa longa. Mas, quando você tem reuniões de horas de duração via videoconferência em que todos são apenas uma caixa em uma tela, fica muito mais fácil para sua mente divagar. Uma vez que o trabalho remoto está se tornando cada vez mais popular, precisamos encontrar uma maneira de nos mantermos tão focados no minuto 50 quanto estávamos no minuto três.
Lembre-se dessas dicas da próxima vez que estiver se preparando para fazer logon em uma videoconferência e quiser manter sua atenção sob controle.
Desligar notificações
Quando você participa de uma reunião na vida real, pode deixar o telefone na mesa e fechar o laptop quando não for necessário. Mas, obviamente, para uma reunião virtual, você precisa do seu computador para participar. Portanto, embora você ainda deva deixar seu telefone em outra sala ou virá-lo para baixo, abra a videoconferência em sua própria guia e pause sua caixa de entrada e quaisquer outras notificações que aparecerem. Dessa forma, você não é alertado sobre e-mails, bate-papos ou outras mensagens que podem desviar sua atenção da reunião em si.
Tenha um objetivo
No início da reunião, ou mesmo quando você for convidado em primeiro lugar, tenha uma meta para o que você deseja obter da reunião. Independentemente de você estar hospedando ou participando, é útil conhecer seu propósito pessoal. Pode ser a resposta a uma pergunta, clareza sobre algo ou mais conhecimento sobre um projeto específico. Seja o que for, esboce essa meta antes de entrar e certifique-se, no final, de que essa meta seja cumprida.
Pergunte
Ouvir ativamente, especialmente por um período de tempo prolongado, pode ser difícil. Mas pode ajudar quando vocês dois têm seu objetivo e anotar e fazer perguntas à medida que surgirem. Como se costuma dizer, nenhuma pergunta é uma pergunta estúpida e é provável que, se você estiver se perguntando sobre algo, outra pessoa também esteja. Como não quer interromper ninguém, você pode usar sua linguagem corporal para mostrar que tem uma pergunta ou esperar até que perguntem se alguém precisa de esclarecimentos. Dependendo da formalidade da reunião, pode haver horários específicos para perguntas e respostas. O importante é que você fale e pergunte!
Faça anotações
Se você se encontra continuamente lutando para permanecer presente durante uma videoconferência, apesar de não haver distrações de notificação e ouvir ativamente, tente fazer anotações sobre os pontos importantes abordados. Finja que você é responsável por atualizar um membro da equipe doente sobre o que aconteceu na reunião e anote coisas que irão ajudá-lo depois que você terminar. Isso pode ser uma grande revelação sobre a empresa, algo novo que seu gerente espera que todos façam ou uma nova estatística que pode ajudá-lo em um projeto futuro. Embora suas anotações não precisem ser tão completas quanto seriam se você fosse ser testado, obrigar-se a fazer anotações ocasionais ajuda a manter o foco no que está sendo dito e também serve como um ótimo recurso para quando a reunião for sobre.
Embora ninguém anseie por participar de longas reuniões virtuais, é algo com o qual devemos começar a nos acostumar. Com essas quatro táticas, prestar atenção e sair da reunião sentindo que vale a pena se torna um pouco mais fácil.
